專利名稱：基于無線射頻rfid的檔案管理系統(tǒng)的制作方法
技術(shù)領(lǐng)域：
本實(shí)用新型涉及檔案管理系統(tǒng)領(lǐng)域，具體涉及一種基于無線射頻RFID的檔 案管理系統(tǒng)。
背景技術(shù)：
在很多企業(yè)或機(jī)構(gòu)中通常都會存有大量的紙質(zhì)檔案，例如一些保險(xiǎn)公司， 保險(xiǎn)公司的檔案大體上分為四類文件檔案、承保檔案、案件檔案和保全檔案，
具體如下文件檔案，指公司的公文；承保檔案，指客戶向公司投保時(shí)的基本 資料，如投保單、業(yè)務(wù)員報(bào)告書、生存調(diào)査表、嬰幼兒健康問巻、體檢表等等; 案件檔案，也稱理賠檔案，指客戶發(fā)生事故向保險(xiǎn)公司理賠提供的依據(jù)，也包 括保險(xiǎn)公司對案件堅(jiān)定的一些調(diào)查資料及相關(guān)本案件的一些證明材料；保全檔 案，指客戶在一個保險(xiǎn)合同期間的一些批改、變更和領(lǐng)取材料，如地址變更、 年齡變更、生存金領(lǐng)取、滿期保險(xiǎn)金的領(lǐng)取等等。
'檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，需要有專門的檔案工作機(jī)構(gòu)和檔案管 理人員來進(jìn)行。但在實(shí)踐中，很多單位并沒有配置專門的檔案管理人員，而是 由辦公室工作人員兼職，加之頻頻換崗，責(zé)任不清，交接手續(xù)不完備，缺乏對 檔案的有效監(jiān)管理，極易造成檔案管理混亂的現(xiàn)象。 一些檔案借出后沒有按期 歸檔也無人問津，無人擔(dān)責(zé)，有些檔案材料放了很長時(shí)間得不到整理和及時(shí)歸 檔，從而造成檔案的遺失和殘缺。
實(shí)用新型內(nèi)容
本實(shí)用新型的首要目的在于克服上述現(xiàn)有技術(shù)的缺點(diǎn)和不足，提供一種基 于無線射頻RFID的檔案管理系統(tǒng)，本實(shí)用新型將無線射頻RFID技術(shù)引入檔案 管鋰工作中，實(shí)現(xiàn)高效、實(shí)時(shí)、準(zhǔn)確的文檔保管、査找方便。
本實(shí)用新型目的通過下述技術(shù)方案實(shí)現(xiàn)基于無線射頻RFID的檔案管理系 統(tǒng)包括數(shù)據(jù)服務(wù)器、文檔自動識別電子標(biāo)簽、手持文檔自動識別設(shè)備、門禁文 檔自動識別設(shè)備以及告警IC模塊；該文檔自動識別電子標(biāo)簽為射頻卡(RFID)， RFID采用無線信號與手持文檔自動識別設(shè)備、門禁文檔自動識別設(shè)備進(jìn)行通信，手持文檔自動識別設(shè)備、門禁文檔自動識別設(shè)備亦采用無線信號與數(shù)據(jù)服務(wù)器
進(jìn)行通信，所述門禁文檔自動識別設(shè)備、數(shù)據(jù)服務(wù)器還分別與告警ic模塊信號連接。
;所述RFID由耦合元件及芯片組成，且含有內(nèi)置天線，RFID貼在文件或檔 案夾上，存儲有對應(yīng)文件或檔案夾的標(biāo)簽信息，所述標(biāo)簽信息包括電子文檔的 名^^、授權(quán)帶出與否信息、借出與否信息、若相應(yīng)文件或檔案夾已經(jīng)借出則還 包括指定歸還時(shí)間信息等。
所述數(shù)據(jù)服務(wù)器存儲有上述RFID的標(biāo)簽信息、與RFID對應(yīng)的紙質(zhì)文檔相 對應(yīng)的電子文檔。
所述門禁文檔自動識別設(shè)備安裝在檔案室大門上，通過無線信號讀取或?qū)?入RFID的標(biāo)簽信息，。
所述手持文檔自動識別設(shè)備為便捷式的手持設(shè)備。
所述門禁文檔自動識別設(shè)備、手持文檔自動識別設(shè)備與RFID之間進(jìn)行通信 的通信信號有效距離，即識別距離不小于5米；而且可同時(shí)識別多張不同標(biāo)簽 信息的RFID。
所述數(shù)據(jù)服務(wù)器還可以通過互聯(lián)網(wǎng)與其它服務(wù)器進(jìn)行通信連接。 本基于無線射頻RFID的檔案管理系統(tǒng)的工作原理分為一下情況
(1) 貼有RFID的文件或檔案夾處于門禁文檔自動識別設(shè)備的識別距離之 內(nèi)時(shí)，或者離檔案室大門的距離在門禁文檔自動識別設(shè)備的識別距離之內(nèi)時(shí)， 門禁文檔自動識別設(shè)備讀取RFID的標(biāo)簽信息，并根據(jù)該讀取的標(biāo)簽信息在數(shù)據(jù) 服務(wù)器中進(jìn)行檢索；當(dāng)檢索出該標(biāo)簽信息對應(yīng)的文件或檔案夾是未經(jīng)授權(quán)帶出 時(shí)，將啟動告警IC模塊發(fā)出告警信號；當(dāng)檢索出該標(biāo)簽信息對應(yīng)的文件或檔案 夾已經(jīng)授權(quán)帶出時(shí)，將不啟動告警IC模塊發(fā)出告警信號。
(2) 數(shù)據(jù)服務(wù)器自動檢測所存儲電子文檔對應(yīng)的借出與否信息、指定歸還 時(shí)間信息，當(dāng)所存儲電子文檔為借出、且其指定歸還時(shí)間到期時(shí)，數(shù)據(jù)服務(wù)器 將啟動告警IC模塊發(fā)出告警信號。
'(3)手持文檔自動識別設(shè)備在識別距離之內(nèi)讀取RFID的標(biāo)簽信息，對檔 案室的文件或檔案夾進(jìn)行掃描，能夠根據(jù)RFID的標(biāo)簽信息對缺少的文件或檔案 夾進(jìn)行自動收集，對缺少的文件進(jìn)行備注借出及未登記借出。以便快速確定 檔案是否齊全。
(4)由于文件或檔案夾即紙質(zhì)檔案與數(shù)據(jù)服務(wù)器中的電子文檔有相應(yīng)的對應(yīng)關(guān)系，數(shù)據(jù)服務(wù)器選擇查找功能后，即門禁文檔自動識別設(shè)備或手持文檔自
動識別設(shè)備對紙質(zhì)檔案上的RFID進(jìn)行讀取后，會自動調(diào)出相應(yīng)的電子文檔。(例
如客戶張三的資料在電子文檔和紙質(zhì)檔案都有存檔，系統(tǒng)選擇查找功能后， 將張三的紙質(zhì)文檔在門禁文檔自動識別設(shè)備或手持文檔自動識別設(shè)備讀取后， 會自動調(diào)出張三的電子文檔)。其它服務(wù)器可以通過互聯(lián)網(wǎng)與數(shù)據(jù)服務(wù)器進(jìn)行通 信，通過控制數(shù)據(jù)服務(wù)器實(shí)現(xiàn)上述的査找功能。
(5)門禁文檔自動識別設(shè)備或手持文檔自動識別設(shè)備對紙質(zhì)檔案上的RFID 進(jìn)行讀取，并根據(jù)所讀取RFID的標(biāo)簽信息更新數(shù)據(jù)服務(wù)器上所存儲對應(yīng)的標(biāo)簽
"(曰息。本實(shí)用新型相對于現(xiàn)有技術(shù)具有如下的優(yōu)點(diǎn)及效果
(1 )本實(shí)用新型采用RFID貼在文件或檔案夾上， 一個對應(yīng)一個，每個RFID 具有對應(yīng)的標(biāo)簽信息，實(shí)現(xiàn)了RFID及其標(biāo)簽信息、文件或檔案夾之間的一一對 應(yīng)性，能夠?qū)崿F(xiàn)準(zhǔn)確的文檔保管；
(2) 本實(shí)用新型通過采用門禁文檔自動識別設(shè)備或手持文檔自動識別設(shè)備 讀取每個文件或檔案夾上的RFID的標(biāo)簽信息，實(shí)現(xiàn)了對每個文件或檔案夾的査 找功能，會自動從數(shù)據(jù)服務(wù)器中調(diào)出相應(yīng)的電子文檔，具有很高的效率；
(3) 本實(shí)用新型通過將門禁文檔自動識別設(shè)備安裝在檔案室大門上，當(dāng)離 檔案室大門的距離在門禁文檔自動識別設(shè)備的識別距離之內(nèi)時(shí)，門禁文檔自動 識別設(shè)備讀取RFID的標(biāo)簽信息，并根據(jù)該讀取的標(biāo)簽信息在數(shù)據(jù)服務(wù)器中進(jìn)行 檢索；當(dāng)檢索出該標(biāo)簽信息對應(yīng)的文件或檔案夾是未經(jīng)授權(quán)帶出時(shí)，將啟動告 警IC模塊發(fā)出告警信號，實(shí)時(shí)性強(qiáng)；
(4) 本實(shí)用新型其它服務(wù)器可以通過互聯(lián)網(wǎng)與數(shù)據(jù)服務(wù)器進(jìn)行通信，通過 控制數(shù)據(jù)服務(wù)器實(shí)現(xiàn)對文件或檔案夾方便的查找。


圖1是本實(shí)用新型系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)示意圖。
具體實(shí)施方式
..下面結(jié)合實(shí)施例及附圖，對本實(shí)用新型作進(jìn)一步地詳細(xì)說明，但本實(shí)用新 型的實(shí)施方式不限于此。 實(shí)施例圖1所示為本實(shí)用新型基于無線射頻RFID的檔案管理系統(tǒng)的具體結(jié)構(gòu)，本 實(shí)用新型系統(tǒng)包括數(shù)據(jù)服務(wù)器、n個文檔自動識別電子標(biāo)簽、手持文檔自動識 別設(shè)備、門禁文檔自動識別設(shè)備以及告警IC模塊；該文檔自動識別電子標(biāo)簽為 射頻卡(RFID)， RFID采用無線信號與手持文檔自動識別設(shè)備、門禁文檔自動 識別設(shè)備進(jìn)行通信，手持文檔自動識別設(shè)備、門禁文檔自動識別設(shè)備亦采用無 線信號與數(shù)據(jù)服務(wù)器進(jìn)行通信，所述門禁文檔自動識別設(shè)備、數(shù)據(jù)服務(wù)器還分 別與告警IC模塊信號連接，所述數(shù)據(jù)服務(wù)器還通過互聯(lián)網(wǎng)與其它服務(wù)器進(jìn)行通 信連接。
所述RFID由耦合元件及芯片組成，且含有內(nèi)置天線，RFID貼在文件或檔 案夾上，存儲有對應(yīng)文件或檔案夾的標(biāo)簽信息，所述標(biāo)簽信息包括電子文檔的 名稱、授權(quán)帶出與否信息、借出與否信息、若相應(yīng)文件或檔案夾已經(jīng)借出則還 包括指定歸還時(shí)間信息等。
所述數(shù)據(jù)服務(wù)器為PC服務(wù)器，存儲有上述所有RFID的標(biāo)簽信息、所有與 RFID對應(yīng)的紙質(zhì)文檔相對應(yīng)的電子文檔。
'所述門禁文檔自動識別設(shè)備安裝在檔案室大門上，通過無線信號讀取或?qū)?入RFID的標(biāo)簽信息，。
所述手持文檔自動識別設(shè)備為便捷式的手持設(shè)備。 :所述門禁文檔自動識別設(shè)備、手持文檔自動識別設(shè)備與RFID之間進(jìn)行通信 的通信信號有效距離，即識別距離不小于5米；而且可同時(shí)識別多張不同標(biāo)簽 信息的RFID。
本基于無線射頻RPID的檔案管理系統(tǒng)的工作原理分為以下情況-
(1) 貼有RFID的文件或檔案夾處于門禁文檔自動識別設(shè)備的識別距離之 內(nèi)時(shí)，或者離檔案室大門的距離在門禁文檔自動識別設(shè)備的識別距離之內(nèi)時(shí)， 門禁文檔自動識別設(shè)備讀取RFID的標(biāo)簽信息，并根據(jù)該讀取的標(biāo)簽信息在數(shù)據(jù) 服務(wù)器中進(jìn)行檢索；當(dāng)檢索出該標(biāo)簽信息對應(yīng)的文件或檔案夾是未經(jīng)授權(quán)帶出 時(shí)，將啟動告警IC模塊發(fā)出告警信號；當(dāng)檢索出該標(biāo)簽信息對應(yīng)的文件或檔案 夾已經(jīng)授權(quán)帶出時(shí)，將不啟動告警IC模塊發(fā)出告警信號。
(2) 數(shù)據(jù)服務(wù)器自動檢測所存儲電子文檔對應(yīng)的借出與否信息、指定歸還 時(shí)間信息，當(dāng)所存儲電子文檔為借出、且其指定歸還時(shí)間到期時(shí)，數(shù)據(jù)服務(wù)器 將啟動告警IC模塊發(fā)出告警信號。
(3) 手持文檔自動識別設(shè)備在識別距離之內(nèi)讀取RFID的標(biāo)簽信息，對檔案室的文件或檔案夾進(jìn)行掃描，能夠根據(jù)RFID的標(biāo)簽信息對缺少的文件或檔案
夾進(jìn)行自動收集，對缺少的文件進(jìn)行備注借出及未登記借出。以便快速確定
檔案是否齊全。
(4) 由于文件或檔案夾即紙質(zhì)檔案與數(shù)據(jù)服務(wù)器中的電子文檔有相應(yīng)的對 應(yīng)關(guān)系，數(shù)據(jù)服務(wù)器選擇查找功能后，即門禁文檔自動識別設(shè)備或手持文檔自 動識別設(shè)備對紙質(zhì)檔案上的RFID進(jìn)行讀取后，會自動調(diào)出相應(yīng)的電子文檔。(例 如客戶張三的資料在電子文檔和紙質(zhì)檔案都有存檔，系統(tǒng)選擇查找功能后， 將張三的紙質(zhì)文檔在門禁文檔自動識別設(shè)備或手持文檔自動識別設(shè)備讀取后， 會自動調(diào)出張三的電子文檔)。其它服務(wù)器可以通過互聯(lián)網(wǎng)與數(shù)據(jù)服務(wù)器進(jìn)行通 信，通過控制數(shù)據(jù)服務(wù)器實(shí)現(xiàn)上述的查找功能。
(5) 門禁文檔自動識別設(shè)備或手持文檔自動識別設(shè)備對紙質(zhì)檔案上的RFID
進(jìn)行讀取，并根據(jù)所讀取RFID的標(biāo)簽信息更新數(shù)據(jù)服務(wù)器上所存儲對應(yīng)的標(biāo)簽 ^阜
I P 'K、 o
以下為本系統(tǒng)的主要技術(shù)參數(shù)、主要性能指標(biāo) 主要技術(shù)參數(shù)
(1) 接收頻率315MHz。
(2) 發(fā)射頻率132.3KHz。
(3) 通信接口 RS232。
(4) 適用電壓220VAC50HZ。
(5) 功耗<15W。
(6) 環(huán)境溫度閱讀器-20。C +45X:，射頻卡-30。C +60。C;
(7) 識別距離《5m。 '主要性能指標(biāo)
(1) 識別距離不小于5米。
(2) 能可靠識別100Km/h的高速移動目標(biāo)(包括人、車、物等)。 .(3)可同時(shí)識別多張不同號碼的射頻卡。
(4) 無對人體傷害的高頻電磁污染。
(5) 識別區(qū)域無方向性、無盲區(qū)。
(6) 信號穿透力和繞射力強(qiáng)。
'(7)信息的安全性和保密性能高。 上述實(shí)施例為本實(shí)用新型較佳的實(shí)施方式，但本實(shí)用新型的實(shí)施方式并不受上述實(shí)施例的限制，其他的任何未背離本實(shí)用新型的精神實(shí)質(zhì)與原理下所作 的改變、修飾、替代、組合、簡化，均應(yīng)為等效的置換方式，都包含在本實(shí)用 新型的保護(hù)范圍之內(nèi)。
權(quán)利要求1、基于無線射頻RFID的檔案管理系統(tǒng)，其特征在于包括數(shù)據(jù)服務(wù)器、文檔自動識別電子標(biāo)簽、手持文檔自動識別設(shè)備、門禁文檔自動識別設(shè)備以及告警IC模塊；該文檔自動識別電子標(biāo)簽為RFID，RFID采用無線信號與手持文檔自動識別設(shè)備、門禁文檔自動識別設(shè)備進(jìn)行通信，手持文檔自動識別設(shè)備、門禁文檔自動識別設(shè)備亦采用無線信號與數(shù)據(jù)服務(wù)器進(jìn)行通信，所述門禁文檔自動識別設(shè)備、數(shù)據(jù)服務(wù)器還分別與告警IC模塊信號連接。
2、 根據(jù)權(quán)利要求1所述的基于無線射頻RFID的檔案管理系統(tǒng)，其特征 在于所述RFID貼在文件或檔案夾上，存儲有對應(yīng)文件或檔案夾的標(biāo)簽信息， 該標(biāo)簽信息包括電子文檔的名稱、授權(quán)帶出與否信息、借出與否信息、若相應(yīng) 文件或檔案夾已經(jīng)借出則還包括指定歸還時(shí)間信息。
3、 根據(jù)權(quán)利要求1或2所述的基于無線射頻RFID的檔案管理系統(tǒng)，其 特征在于所述數(shù)據(jù)服務(wù)器存儲有RFID的標(biāo)簽信息、與RFID對應(yīng)的紙質(zhì)文 檔相對應(yīng)的電子文檔。
4、 根據(jù)權(quán)利要求1或2所述的基于無線射頻RFID的檔案管理系統(tǒng)，其 特征在于所述門禁文檔自動識別設(shè)備安裝在檔案室大門上，通過無線信號讀 取或?qū)懭隦FID的標(biāo)簽信息。
5、 根據(jù)權(quán)利要求1所述的基于無線射頻RFID的檔案管理系統(tǒng)，其特征 在于所述門禁文檔自動識別設(shè)備、手持文檔自動識別設(shè)備與RFID之間進(jìn)行 通信。
6、 根據(jù)權(quán)利要求1所述的基于無線射頻RFID的檔案管理系統(tǒng)，其特征 在于所述數(shù)據(jù)服務(wù)器通過互聯(lián)網(wǎng)與其它服務(wù)器通信連接。
專利摘要本實(shí)用新型提供一種基于無線射頻RFID的檔案管理系統(tǒng)，包括數(shù)據(jù)服務(wù)器、文檔自動識別電子標(biāo)簽、手持文檔自動識別設(shè)備、門禁文檔自動識別設(shè)備以及告警IC模塊；該文檔自動識別電子標(biāo)簽為RFID，RFID采用無線信號與手持文檔自動識別設(shè)備、門禁文檔自動識別設(shè)備進(jìn)行通信，手持文檔自動識別設(shè)備、門禁文檔自動識別設(shè)備亦采用無線信號與數(shù)據(jù)服務(wù)器進(jìn)行通信，所述門禁文檔自動識別設(shè)備、數(shù)據(jù)服務(wù)器還分別與告警IC模塊信號連接。本實(shí)用新型將無線射頻RFID技術(shù)引入檔案管理工作中，實(shí)現(xiàn)高效、實(shí)時(shí)、準(zhǔn)確的文檔保管、查找方便。
文檔編號G06K17/00GK201281861SQ200820200470
公開日2009年7月29日 申請日期2008年9月12日 優(yōu)先權(quán)日2008年9月12日
發(fā)明者張麗霞, 張義青, 李開軍, 歡 王 申請人:歡 王