專利名稱：文件管理裝置和文件管理系統(tǒng)的制作方法
技術(shù)領(lǐng)域：
本發(fā)明涉及支持文件數(shù)字化的技術(shù)。
背景技術(shù)：
已知提供了一種技術(shù)，通過為出版物或文件夾配置發(fā)送無線電信號的IC卡來識別出版物或文件等的當(dāng)前位置。另外，已知提供了一種技術(shù)，為分值卡(point card)配置無線標(biāo)簽，使得位于店鋪內(nèi)的讀取裝置讀取由該無線標(biāo)簽發(fā)送的信息以測量顧客訪問店鋪的頻度，利用位于店鋪內(nèi)的讀取裝置讀取從該無線標(biāo)簽發(fā)送的信息，并在店鋪中的幾個位置設(shè)置讀取裝置，以檢測顧客在店鋪內(nèi)的移動和度過的時間量。
在企業(yè)和政府機(jī)關(guān)中，正在進(jìn)行利用圖像掃描儀讀取文件內(nèi)容并對文件進(jìn)行數(shù)字化的工作，以提高工作中使用的文件的使用效率。在此，在2或3年的時間中對辦公室中現(xiàn)存的許多文件逐步進(jìn)行數(shù)字化的情況中，當(dāng)只是隨機(jī)地進(jìn)行數(shù)字化時，由于很快地對數(shù)字化重要程度不是很高的文件進(jìn)行數(shù)字化，并且由于在覺得合適的時候盡快地完成數(shù)字化，所以出現(xiàn)了一些問題，如希望改善使用狀況的文件的數(shù)字化被推遲。
發(fā)明內(nèi)容
鑒于上述情況提出了本發(fā)明，本發(fā)明提供了一種文件管理裝置和文件管理系統(tǒng)，使得可以從所使用的文件中選出需要進(jìn)行數(shù)字化的文件并設(shè)定數(shù)字化各個文件的優(yōu)先順序。
為了解決上述問題，本發(fā)明提供了一種配置有文件管理裝置的文件管理系統(tǒng)，所述文件管理裝置配置有累積部，其相對應(yīng)地存儲分配給所使用文件的文件標(biāo)識符、文件的使用場所以及文件的使用時間；計算部，其基于在累積部中與各個文件的文件標(biāo)識符相對應(yīng)地存儲的使用場所和使用時間的歷史記錄來計算文件數(shù)據(jù)使用效率；指定部，其對計算部所計算的所有文件數(shù)據(jù)使用效率進(jìn)行比較，并識別出與具有預(yù)定使用效率的文件數(shù)據(jù)相對應(yīng)的文件；以及，輸出部，其輸出指定部的識別結(jié)果。
此外，本發(fā)明提供了一種文件管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)配置有多個讀取部，其從文件或容納文件的容器中讀取分配給所述文件的文件標(biāo)識符；累積部，其相對應(yīng)地存儲由所述多個讀取部中的任何一個讀取的文件標(biāo)識符、表示讀取文件標(biāo)識符的讀取部的安裝場所的位置信息、以及表示讀取所述文件標(biāo)識符的時間的時間信息；計算部，其基于累積部中與文件的文件標(biāo)識符相對應(yīng)地存儲的使用場所和使用時間的歷史記錄，計算文件數(shù)據(jù)使用效率；指定部，其對由計算部所計算的所有文件數(shù)據(jù)使用效率進(jìn)行比較，并識別出與具有預(yù)定使用效率的文件數(shù)據(jù)相對應(yīng)的文件；以及輸出部，其輸出指定部的識別結(jié)果。
此外，本發(fā)明提供了一種文件管理裝置，其配置有累積部，其相對應(yīng)地存儲分配給所使用文件的文件標(biāo)識符、文件的使用場所和文件的使用時間；計算部，其基于累積部中與文件的文件標(biāo)識符相對應(yīng)地存儲的使用場所和使用時間的歷史記錄，計算文件數(shù)據(jù)使用效率；比較部，其對計算部計算的所有文件數(shù)據(jù)使用效率進(jìn)行比較；設(shè)定部，其基于比較部的比較結(jié)果，為與各個文件數(shù)據(jù)相對應(yīng)的各個文件設(shè)定數(shù)字化優(yōu)先級；以及輸出部，其輸出設(shè)定部設(shè)定的優(yōu)先級設(shè)定結(jié)果。
此外，本發(fā)明提供了一種文件管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)配置有多個讀取部，其從文件或容納文件的容器中讀取分配給所述文件的文件標(biāo)識符；累積部，其相對應(yīng)地存儲分配給所使用文件的文件標(biāo)識符、文件的使用場所和文件的使用時間；計算部，其基于累積部中與文件的文件標(biāo)識符相對應(yīng)地存儲的使用場所和使用時間的歷史記錄，計算文件數(shù)據(jù)使用效率；比較部，其對計算部所計算的所有文件數(shù)據(jù)使用效率進(jìn)行比較；設(shè)定部，其依據(jù)比較部的比較結(jié)果，為與各個文件數(shù)據(jù)相對應(yīng)的各個文件設(shè)定數(shù)字化優(yōu)先級；以及輸出部，其輸出設(shè)定部設(shè)定的優(yōu)先級設(shè)定結(jié)果。
此外，本發(fā)明提供了一種文件管理方法，其中一個系統(tǒng)具有多個讀取部，其從文件或容納文件的容器中讀取分配給所述文件的文件標(biāo)識符；和累積部，其存儲信息；所述方法包括相對應(yīng)地累積由所述多個讀取部中任何一個讀取的文件標(biāo)識符、表示讀取文件標(biāo)識符的讀取部的安裝場所的位置信息、和表示讀取文件標(biāo)識符的時間的時間信息；基于累積部中與各個文件的文件標(biāo)識符相對應(yīng)地存儲的使用場所和使用時間的歷史記錄，計算文件數(shù)據(jù)使用效率；對計算步驟中計算的所有文件數(shù)據(jù)使用效率進(jìn)行比較，并識別出與具有預(yù)定使用效率的文件數(shù)據(jù)相對應(yīng)的文件；以及，輸出識別步驟中的識別結(jié)果。
此外，本發(fā)明提供了一種文件管理方法，其中一個系統(tǒng)具有多個讀取部，其從文件或容納文件的容器中讀取分配給所述文件的文件標(biāo)識符；和累積部，其存儲信息；所述方法包括相對應(yīng)地累積由所述多個讀取部中任何一個讀取的文件標(biāo)識符、表示讀取文件標(biāo)識符的讀取部的安裝場所的位置信息、和表示讀取文件標(biāo)識符的時間的時間信息；基于累積部中與各個文件的文件標(biāo)識符相對應(yīng)地存儲的使用場所和使用時間的歷史記錄，計算文件數(shù)據(jù)使用效率；對計算步驟中所計算的所有文件數(shù)據(jù)使用效率進(jìn)行比較；基于比較步驟中的比較結(jié)果，為與各個文件數(shù)據(jù)相對應(yīng)的各個文件設(shè)定數(shù)字化優(yōu)先級；以及，輸出設(shè)定步驟中的優(yōu)先級設(shè)定結(jié)果。
基于以下附圖對本發(fā)明的實施例進(jìn)行詳細(xì)說明，其中圖1示出了粘貼在文件10和文件夾20等上的無線標(biāo)簽30；圖2示出了文件管理系統(tǒng)1的構(gòu)成；圖3示出了要放置在書架80的架板81上的標(biāo)簽讀取器40b；圖4示出了累積裝置60中存儲的數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)；圖5是一流程圖，示出了到把數(shù)據(jù)存儲在累積裝置60中為止文件管理系統(tǒng)1的各個部分的操作；圖6是一流程圖，示出了在選擇最適于數(shù)字化的文件10的情況下文件管理系統(tǒng)1的各個部分的操作；
圖7示出了客戶端70的示例畫面；圖8是一流程圖，示出了在變型例(1)的情況下服務(wù)器50的操作。
具體實施例方式
下面，參照附圖對本發(fā)明的實施例進(jìn)行說明。
在開始數(shù)字化工作之前的六個月到一年之間，在企業(yè)或政府辦公室內(nèi)設(shè)置根據(jù)本發(fā)明的文件管理裝置和文件管理系統(tǒng)。如圖1中所示，將RFID標(biāo)簽30粘貼到現(xiàn)存的辦公文件10和文件夾20上。
RFID標(biāo)簽30存儲有各個文件10的唯一文件ID和各個文件夾的唯一文件夾ID。具體地，在粘貼到文件10上的各個RFID標(biāo)簽30中，除了文件ID和該文件10的類型和標(biāo)題等的信息以外，還存儲有總頁數(shù)、重要度和保管場所。另外，粘貼到文件夾20上的RFID標(biāo)簽30存儲有文件夾ID、和該文件夾20的重要度與保管場所等的信息，以及文件夾20中裝訂在一起的各個文件10的文件ID。另外，還可以將RFID標(biāo)簽30配置成僅存儲各個RFID標(biāo)簽30的唯一標(biāo)簽標(biāo)識符，并且可以將上述文件ID和文件夾ID之間的對應(yīng)關(guān)系登記在服務(wù)器上的數(shù)據(jù)庫內(nèi)。
圖2示出了文件管理系統(tǒng)的配置。如圖中所示，在生成新文件10的位置(例如打印機(jī)、傳真機(jī)和復(fù)印機(jī))、在保存文件10和文件夾20的位置(例如書架和檔案室的入口)、在使用文件10和文件夾20的位置(例如各個部門)以及在丟棄文件10和文件夾20的位置(例如碎紙機(jī)和垃圾箱)設(shè)置標(biāo)簽讀取器40a-40d。另外，各個標(biāo)簽讀取器40a-40d與位于標(biāo)簽讀取器附近的RFID標(biāo)簽30進(jìn)行無線通信，從RFID標(biāo)簽30讀取文件ID等的信息，并向服務(wù)器50發(fā)送所讀取的信息和識別標(biāo)簽讀取器的標(biāo)識符(在本說明書中稱為“讀取器ID”)。
圖3(a)和圖3(b)示出了在書架80和架板81上設(shè)置的標(biāo)簽讀取器40b。圖3(a)中所示的書架80的各個架板81的內(nèi)部具有配置有天線和控制單元42的標(biāo)簽讀取器40b，以與放在架板81上的文件夾20和文件10上粘貼的RFID標(biāo)簽30進(jìn)行無線通信，如圖3(b)中所示。在本說明書中，除非另有說明，否則將標(biāo)簽讀取器40a-40b稱為“標(biāo)簽讀取器40”。
返回到圖2，服務(wù)器50把標(biāo)簽讀取器40從RFID標(biāo)簽30中讀取的文件ID與表示讀取信息的標(biāo)簽讀取器40的安裝場所(例如，打印機(jī)A、書架B、會計部、碎紙機(jī)A)的位置信息和表示當(dāng)前時間(年、月、日、時、分、秒)的時間信息相對應(yīng)地存儲到累積裝置60中。另外，標(biāo)簽讀取器40可采取以下方式，即把從RFID標(biāo)簽30中讀取的信息與表示標(biāo)簽讀取器40的安裝場所的位置信息和表示從RFID標(biāo)簽30讀取信息的時間的時間信息發(fā)送給服務(wù)器50。
圖4示出了在累積裝置60內(nèi)存儲的數(shù)據(jù)的一例。如圖中所示，針對各個文件ID，累積裝置60存儲表示讀取該文件ID的標(biāo)簽讀取器40的安裝場所的位置信息和表示讀取該文件ID的時間的時間信息。另外，在累積裝置60(未示出)中，對于各個文件ID，登記了表示該文件10的類型(例如規(guī)劃圖、說明書、合同等)和標(biāo)題、總頁數(shù)、重要度和保管場所等的信息。另外，在從粘貼在文件夾20上的RFID標(biāo)簽30中讀取文件夾ID的情況下，在圖4中所示的數(shù)據(jù)中存儲文件夾ID而非文件ID。
服務(wù)器50對累積裝置60存儲的信息進(jìn)行分析，并針對各個文件計算對文件10進(jìn)行數(shù)字化所得到的文件數(shù)據(jù)的使用效率。然后，服務(wù)器50對針對各個文件計算的使用效率進(jìn)行比較，并選出與具有最高使用效率的文件數(shù)據(jù)相對應(yīng)的文件10作為適于進(jìn)行數(shù)字化的文件?？蛻舳?0的顯示屏顯示適于進(jìn)行數(shù)字化的文件10的列表等。
接下來，對文件管理系統(tǒng)1的操作進(jìn)行說明。首先，辦公文件10和文件夾20等粘貼用于存儲文件和文件夾ID等的信息的RFID標(biāo)簽30。之后，當(dāng)粘貼著RFID標(biāo)簽30的文件10或文件夾30由某人帶到辦公室內(nèi)時，如圖5中所示，使用位于該辦公室內(nèi)各處的標(biāo)簽讀取器40從RFID標(biāo)簽30中讀取文件ID等的信息(步驟S101)。具體地，當(dāng)文件10被重新放回書架80時，使用安裝在架板81內(nèi)的標(biāo)簽讀取器40b，從粘貼在文件10上的RFID標(biāo)簽30中讀取文件ID等。隨后，標(biāo)簽讀取器40把從RFID標(biāo)簽30讀取的文件ID和標(biāo)簽讀取器40的讀取器ID等的信息發(fā)送給服務(wù)器50(步驟S102)。
當(dāng)服務(wù)器50接收到文件ID和讀取器ID時，其首先及時獲取當(dāng)前時刻，并把該獲取的時刻作為文件ID的讀取時間。服務(wù)器50還具有一數(shù)據(jù)表，在該數(shù)據(jù)表中針對各個讀取器ID登記有表示標(biāo)簽讀取器40的安裝場所的信息，并且通過顯示該數(shù)據(jù)表，指定與接收到的讀取器ID對應(yīng)的安裝場所。之后，服務(wù)器50向累積裝置發(fā)送從標(biāo)簽讀取器40接收到的文件ID、讀取該文件ID的標(biāo)簽讀取器40b的安裝場所以及該文件ID的讀取時間(步驟S104)，并在累積裝置60中存儲這些信息(步驟S105)。這樣，存儲了由各標(biāo)簽讀取器40讀取的文件ID、讀取文件ID的標(biāo)簽讀取器40b的安裝場所和各文件ID的讀取時間。
圖6是一流程圖，顯示出在選擇適于進(jìn)行數(shù)字化的文件10的情況下文件管理系統(tǒng)1的各個部分的操作。如圖中所示，當(dāng)服務(wù)器50從客戶端70接收到選擇操作啟動請求時(步驟S201)，其向累積裝置60發(fā)送累積信息讀出請求(步驟S202)。當(dāng)累積裝置60接收到該讀出請求時，其讀出存儲在累積裝置60中的信息(參考圖4)(步驟S203)，并將該信息發(fā)送到服務(wù)器50(步驟S204)。之后服務(wù)器50對從累積裝置60接收到的存儲信息進(jìn)行分析，并針對各個文件10，確定通過對文件10進(jìn)行數(shù)字化所得到的文件數(shù)據(jù)的使用效率。注意，服務(wù)器50確定表示以下所示各項的信息作為文件數(shù)據(jù)使用效率。
(1)“使用頻度”例如，在三個月等的預(yù)定時間段內(nèi)將文件10帶入各個使用場所的次數(shù)。
(2)“移動路徑”表示文件10從取出、使用并歸還其保管場所的過程中所經(jīng)過的位置的歷史記錄的信息。從該信息中，可以獲知文件10經(jīng)過的使用場所和文件10經(jīng)過的使用場所的數(shù)量。
(3)“平均滯留時間”該時間是文件10在一個場所經(jīng)過的時間的平均值。通過參照該滯留時間平均值，如果文件10的平均滯留時間比較短，并且如果該文件在大量部門之間使用，則可以確定文件10是用于瀏覽的。通過在數(shù)字化之后將該類型的文件10附加到電子郵件中，可以在更短時間內(nèi)將信息僅提供給必要的接收者。
(4)“使用壽命”其指生成和毀掉文件10之間的時間；僅對已經(jīng)通過碎紙或扔進(jìn)垃圾箱而銷毀的文件10計算該時間。當(dāng)已知文件10的使用壽命時，如果文件10具有短的使用壽命，或者還具有低的使用頻度，則知道可以降低其數(shù)字化優(yōu)先級，因為即使進(jìn)行了數(shù)字化，也不太可能將該文件的使用效率提高到所期待的程度。相反地，在文件10具有低使用頻度的情況下，如果文件10具有長使用壽命，則可知通過對文件10進(jìn)行數(shù)字化可提高存儲空間的使用效率。
(5)“使用時間比率”其為從文件10生成到銷毀為止的時間內(nèi)文件10在各使用場所經(jīng)過的時間的百分比。另外，可通過求得文件10(一批)被帶入使用場所到文件10被帶出使用場所的時間差來計算文件10的使用時間。而且，可以通過從文件10的使用壽命中減去文件10在存儲區(qū)域中經(jīng)過的時間來計算總的使用時間。
(6)“第一次使用場所和使用頻度”在將文件10從其保管場所取走之后第一次使用的場所以及在該場所使用的使用頻度。根據(jù)該信息，對于文件10來說重要的工作場所以及將文件10帶到那里的頻度變得很清楚。
(7)“復(fù)印次數(shù)和復(fù)印場所”該信息指文件10復(fù)印的次數(shù)以及文件10復(fù)印的場所。如果復(fù)印次數(shù)和復(fù)印場所的數(shù)量很大，則可以預(yù)想到對文件10進(jìn)行數(shù)字化將提高使用效率。
服務(wù)器50對累積裝置60的累積信息進(jìn)行分析，并且當(dāng)為各個文件10確定了上述(1)到(7)的使用效率時，基于所確定的使用效率對文件給予分值(步驟S206)。在此設(shè)定分值，分值高表示文件適于進(jìn)行數(shù)字化；即，分值高表示文件10的數(shù)字化優(yōu)先級高。
例如，基于以上(1)到(7)的使用效率，服務(wù)器50向“使用頻度”超過預(yù)定閾值的文件10增加30個點，并向“移動路徑”表示超過5個使用場所的文件10增加30個點。此外，服務(wù)器50向“復(fù)印次數(shù)”超過3份或者“復(fù)印場所”超過3個并且“使用壽命”比預(yù)定閾值長的文件10增加20個點。
此外，服務(wù)器50基于以上(1)到(7)中各項的使用效率執(zhí)行點數(shù)的加和減，例如“還向具有較短滯留時間并具有5個以上使用場所的文件10增加7個點”，“向具有低使用頻度并曾經(jīng)從保管場所取出而在3個以上部門使用的文件10增加6個點”，“如果文件10的使用頻度高但始終僅在一個場所使用，則減去10個點”，以及“如果文件10的使用壽命短并且其使用頻度低，則減去10個點”。
這樣，當(dāng)結(jié)束向文件10分配點數(shù)時，在從具有所分配的分值的文件中選出具有超過預(yù)定閾值(例如80點)的分值的文件10之后(步驟S207)，服務(wù)器50生成并向客戶端70發(fā)送表示所選文件10的列表的顯示數(shù)據(jù)(步驟S208)?？蛻舳?0根據(jù)所接收的顯示數(shù)據(jù)，在顯示屏幕上顯示適于進(jìn)行數(shù)字化的文件10的列表，如圖7中的例子所示(步驟S209)。
此外，服務(wù)器50從評過分的文件10中選出得分最高的30％，并且可采用向客戶端70發(fā)送所生成的表示該列表的顯示數(shù)據(jù)的形式。另外，除了顯示以外還可以打印文件10的列表。
在另一配置中，列表不僅可以是適于進(jìn)行數(shù)字化的文件的列表，也可以是在仔細(xì)檢查低分值之后輸出分值較低的不太重要的文件，以及最好是原樣保存的文件10。
另外，服務(wù)器50可以輸出對于所有評分文件10的分值按照升序或降序進(jìn)行了排序的排序后的文件10的列表，基于分值設(shè)定數(shù)字化優(yōu)先級，以及生成并向客戶端70輸出表示各個文件10的數(shù)字化優(yōu)先級的數(shù)據(jù)。
通過上述本實施例，在累積裝置60中，存儲所使用的文件10的ID、使用場所和使用時間。服務(wù)器50對累積裝置60中存儲的信息進(jìn)行分析，并針對各個文件10計算對文件10進(jìn)行數(shù)字化所得到的文件數(shù)據(jù)使用效率。之后，通過對利用各個文件的數(shù)據(jù)所計算的使用效率進(jìn)行比較，服務(wù)器50指定與最高使用效率的文件數(shù)據(jù)相對應(yīng)的文件10，并向客戶端70輸出該指定結(jié)果。另外，基于所有文件數(shù)據(jù)的上述使用效率的比較結(jié)果，服務(wù)器50向客戶端70輸出為各個文件建立的數(shù)字化優(yōu)先級。因此，由于在開始數(shù)字化工作之前，負(fù)責(zé)文件10的數(shù)字化工作的人員就能夠知道不適于進(jìn)行數(shù)字化的文件10的選擇結(jié)果以及數(shù)字化時的優(yōu)先級，因此他或她能夠高效地執(zhí)行文件10的數(shù)字化工作。
(1)對于上述實施例中在辦公室內(nèi)生成新的文件10的情況，存在以下情況手寫產(chǎn)生新文件10，由打印機(jī)打印出新文件10，由傳真機(jī)打印出新文件10，以及復(fù)印現(xiàn)有文件10并輸出新文件10。在此，除手寫情況以外，在打印機(jī)輸出、傳真接收和復(fù)印機(jī)輸出的情況中，例如，通過在服務(wù)器50中執(zhí)行圖8所示的操作，可以通過在RFID標(biāo)簽30中寫入關(guān)于新文件10的信息(例如文件ID、重要度和保管場所)來使在累積裝置60中登記的工作實現(xiàn)自動化。但是，需要利用LAN等將服務(wù)器50連接到將信息寫入RFID標(biāo)簽30的寫入裝置、打印機(jī)、傳真機(jī)和復(fù)印機(jī)。
如圖8中所示，首先，在打印機(jī)輸出的情況中，服務(wù)器50從打印機(jī)接收到包括文件數(shù)據(jù)的打印作業(yè)(步驟S301)。接著，服務(wù)器50對所接收的打印作業(yè)進(jìn)行分析(步驟S302)，并根據(jù)該打印作業(yè)獲取關(guān)于待打印文件10的標(biāo)題、總頁數(shù)、重要度和保管場所等的信息(步驟S303)。在此，例如，文件10的標(biāo)題是文件數(shù)據(jù)的文件夾名。另外，作為文件數(shù)據(jù)的附屬信息，通過規(guī)定必須設(shè)定文件10的類型、重要度和保管場所，服務(wù)器50可從打印作業(yè)中獲取關(guān)于文件10的類型、重要度和保管場所的信息。
接下來，在傳真接收的情況中，服務(wù)器50從傳真機(jī)接收到文件圖像數(shù)據(jù)(步驟S304)。在對所接收的圖像數(shù)據(jù)執(zhí)行文字識別操作之后(步驟S305)，服務(wù)器50對打印該圖像數(shù)據(jù)而獲得的文件10的內(nèi)容進(jìn)行分析(步驟S306)，并獲取諸如文件10的類型、標(biāo)題、總頁數(shù)、重要度和保管場所的信息(步驟S307)。在此，文件10的標(biāo)題可以認(rèn)為是寫在傳真封面頁之后第一頁的第一行上的文字串、在傳真封面頁之后的第一頁上以大于其他文字的字體書寫的文字串等。另外，對于文件10的重要度，可以根據(jù)作為傳真收件人提及的某人的職位來確定，例如將低于“組長”級別指定為“低”，將從“組長”級別到“部長”級別指定為“中”，以及將“部長”級別之上指定為“高”。另外，可以根據(jù)傳真收件人或通過傳真接收到的文件10的類型指定文件10的保管場所。
此外，在復(fù)印機(jī)輸出的情況中，首先，服務(wù)器50從復(fù)印機(jī)接收所復(fù)印的文件圖像數(shù)據(jù)(步驟S308)。在此，在作為復(fù)印原件的文件10中，由于已經(jīng)提供了RFID標(biāo)簽30，因此，例如通過在RFID標(biāo)簽30的表面上印刷文件ID碼，可以通過對接收到的圖像數(shù)據(jù)進(jìn)行圖像識別操作來指定文件ID(步驟S309)。接下來，服務(wù)器50使用所指定的文件ID作為搜索關(guān)鍵字搜索在累積裝置60中登記的信息(步驟S310)，并且從累積裝置60中登記的信息中獲取復(fù)印原件文件10的類型、標(biāo)題、總頁數(shù)、重要度和保管場所等的信息(步驟S311)。
這樣，當(dāng)獲取了關(guān)于新文件10的信息時，服務(wù)器50發(fā)出文件ID(步驟S312)。服務(wù)器50隨后搜索在累積裝置60中登記的信息，并檢查是否在累積裝置60中已經(jīng)存儲了與所獲取的作為新文件10的信息的類型、標(biāo)題、總頁數(shù)、重要度和位置信息等相同的信息(步驟S313)。
結(jié)果，當(dāng)在累積裝置60中存儲有相同信息時(步驟S313是)，相應(yīng)地在文件10的標(biāo)題后面分配索引號(步驟S314-S316)。例如，在除了原稿之外將同一文件10復(fù)印兩次的情況中，由于存在通過復(fù)印生成的兩份文件10，因此在文件10的原件的標(biāo)題為“00000”的情況下，通過復(fù)印生成的文件10的第一復(fù)印件的標(biāo)題變成“00001”，第二復(fù)印件的標(biāo)題變成“00002”等等。此外，在復(fù)印機(jī)輸出的情況下，文件10的復(fù)印件和文件10的原件的保管場所可以不同。在該情況下，由用戶相應(yīng)地設(shè)定關(guān)于新保管場所的信息。
之后服務(wù)器50向?qū)懭胙b置(未示出)發(fā)送新文件10的類型、標(biāo)題、總頁數(shù)、重要度和保管場所等的信息，并指示RFID 30寫入。另外，服務(wù)器50同時在累積裝置60中登記關(guān)于上述新文件10的信息(步驟S317)。采用這種設(shè)計，由于可以通過向RFID標(biāo)簽30寫入諸如新文件10的文件ID、重要度和保管場所的信息來自動執(zhí)行在累積裝置60中登記的工作，因此可以提高文件管理系統(tǒng)1的便利性。
(2)在以上實施例中對將RFID標(biāo)簽30應(yīng)用于文件10和文件夾20等的情況進(jìn)行了說明，但也可以將RFID標(biāo)簽30應(yīng)用于“透明文件夾”(放文件的透明封袋)和放文件10的盒子等。
另外，可以在文件10的封面和文件夾20的表面上印刷表示文件和文件夾ID的文字串和條碼，并且除了文件ID以外，文件10和文件夾20可以具有二維條碼，表示文件10的類型、標(biāo)題、總頁數(shù)、重要度和保管場所。但是，在該情況中，可以電子方式獲取文件10和文件夾20的圖像，并且需要使用讀取裝置而非標(biāo)簽讀取器40a-40d，該讀取裝置通過對獲取的圖像實施圖像識別處理來讀取這些信息作為文件ID和文件夾ID。另外，可以將印刷有表示文件ID等的文字串或條碼的封條粘到文件10或文件夾20上。
(3)在以上實施例中，從裝在文件夾20中的幾個文件中檢測實際使用的文件10是很困難的。在此，將RFID標(biāo)簽30提供給裝在文件夾20中的文件10，可以在標(biāo)簽30中安裝光學(xué)傳感器，并且僅在該光學(xué)傳感器連續(xù)地檢測到預(yù)定閾值以上的亮度超過10秒的情況下，才允許RFID標(biāo)簽30的無線通信。在該配置中，僅在當(dāng)用戶打開文件夾20并閱覽文件10時他或她想使用的時間超過預(yù)定時間的情況下，或者在用戶從文件夾20中取走文件10以臨時使用的情況下，才將來自RFID標(biāo)簽30的諸如文件ID的信息發(fā)送到位于該位置附近的標(biāo)簽讀取器40。因此，可以從文件夾20中裝在一起的多個文件10中準(zhǔn)確地檢測出用戶是否確實使用了文件10。
(4)在上述實施例中對使用標(biāo)簽讀取器40a-40d讀取文件ID和文件夾ID的情況進(jìn)行了說明，但是，例如根據(jù)文件10的保管員或文件10的使用者，對于所使用的文件，可以從服務(wù)器50輸入文件ID、使用場所和使用時間，并存儲在累積裝置30中。
此外，累積裝置60可以是安裝在服務(wù)器50(文件管理裝置)中的硬盤。
如上所述，本發(fā)明提供了一種配置有文件管理裝置的文件管理系統(tǒng)，所述文件管理裝置具有累積裝置，其相對應(yīng)地存儲分配給所使用的文件的文件標(biāo)識符、文件的使用場所和文件的使用時間；計算部，其基于累積裝置中與各個文件的文件標(biāo)識符相對應(yīng)地存儲的使用場所和使用時間的歷史記錄來計算文件數(shù)據(jù)使用效率；和指定部，其對計算部所計算的所有文件數(shù)據(jù)使用效率進(jìn)行比較，并識別出與具有預(yù)定使用效率的文件數(shù)據(jù)相對應(yīng)的文件；以及輸出部，其輸出指定部的識別結(jié)果。
此外，本發(fā)明提供了一種文件管理系統(tǒng)，其具有多個讀取部，其從文件或容納文件的容器中讀取分配給所述文件的文件標(biāo)識符；累積裝置，其相對應(yīng)地存儲由所述多個讀取部中的任何一個讀取的文件標(biāo)識符、表示讀取文件標(biāo)識符的讀取部的安裝場所的位置信息、以及表示讀取所述文件標(biāo)識符的時間的時間信息；計算部，其基于在累積裝置中與文件的文件標(biāo)識符相對應(yīng)地存儲的使用場所和使用時間的歷史記錄，計算文件數(shù)據(jù)使用效率；指定部，其對由計算部所計算的所有文件數(shù)據(jù)使用效率進(jìn)行比較，并識別出與具有預(yù)定使用效率的文件數(shù)據(jù)相對應(yīng)的文件；以及輸出部，其輸出所述指定部的識別結(jié)果。
對于本發(fā)明，文件管理裝置和文件管理系統(tǒng)基于累積裝置所存儲的與各個文件的文件標(biāo)識符相對應(yīng)的位置信息和時間信息的歷史記錄，對應(yīng)于各個文件的文件標(biāo)識符計算通過對文件進(jìn)行數(shù)字化所得到的各個文件的文件數(shù)據(jù)使用效率，通過比較所有計算出的文件數(shù)據(jù)使用效率而指定與使用效率高的文件數(shù)據(jù)相對應(yīng)的文件，并輸出指定結(jié)果。
此外，本發(fā)明提供了一種文件管理裝置，其配置有累積裝置，其相對應(yīng)地存儲分配給所使用的文件的文件標(biāo)識符、文件的使用場所和文件的使用時間；計算部，其基于累積裝置中與文件的文件標(biāo)識符相對應(yīng)地存儲的使用場所和使用時間來計算文件數(shù)據(jù)使用效率；比較部，其對由計算部所計算的所有文件數(shù)據(jù)使用效率進(jìn)行比較；設(shè)定部，其基于比較部的比較結(jié)果設(shè)定與各個文件數(shù)據(jù)相對應(yīng)的各個文件的數(shù)字化優(yōu)先級；以及輸出部，其輸出由設(shè)定部所設(shè)定的優(yōu)先級設(shè)定結(jié)果。
另外，本發(fā)明提供了一種文件管理系統(tǒng)，其配置有多個讀取部，其從文件或容納文件的容器中讀取分配給文件的文件標(biāo)識符；累積裝置，其相對應(yīng)地存儲分配給所使用的文件的文件標(biāo)識符、文件的使用場所和文件的使用時間；計算部，其基于累積裝置中與文件的文件標(biāo)識符相對應(yīng)地存儲的使用場所和使用時間的歷史記錄，計算文件數(shù)據(jù)使用效率；比較部，其對由計算部所計算的所有文件數(shù)據(jù)使用效率進(jìn)行比較；設(shè)定部，其依據(jù)比較部的比較結(jié)果設(shè)定與各個文件數(shù)據(jù)相對應(yīng)的各個文件的數(shù)字化優(yōu)先級；以及輸出部，其輸出由設(shè)定部設(shè)定的優(yōu)先級設(shè)定結(jié)果。
在本發(fā)明中，文件管理裝置和文件管理系統(tǒng)基于累積裝置中與各個文件的文件標(biāo)識符相對應(yīng)地存儲的位置信息和時間信息的歷史記錄，對應(yīng)于各個文件的文件標(biāo)識符計算各個文件的文件數(shù)據(jù)使用效率，基于所獲得的比較結(jié)果設(shè)定與各個文件數(shù)據(jù)對應(yīng)的各個文件的數(shù)字化優(yōu)先級，以及輸出該優(yōu)先級設(shè)定結(jié)果。
根據(jù)本實施例，文件管理裝置和文件管理系統(tǒng)可以通知那些執(zhí)行文件數(shù)字化的人員在辦公室等中使用的那些文件中哪些文件適于進(jìn)行數(shù)字化，以及如何設(shè)定各個文件的數(shù)字化優(yōu)先級。因此，就可以更高效地執(zhí)行文件數(shù)字化。
上面對本發(fā)明各個實施例的說明是為了圖示和說明的目的。這并不是窮盡性的或者將本發(fā)明限定為所揭示的具體形式。對于本領(lǐng)域技術(shù)人員來說，顯然可以有多種改進(jìn)和變化。選擇和描述這些實施例以更好地解釋本發(fā)明的原理及其實際應(yīng)用，使本領(lǐng)域技術(shù)人員能夠理解本發(fā)明，并且理解本發(fā)明可以有各種適合于具體用途的實施例和變型例。本發(fā)明的范圍應(yīng)該由以下的權(quán)利要求及其等同物所限定。
在此以引用的形式引入2004年7月20日提交的日本專利申請No.2004-211465的完整公開內(nèi)容，包括說明書、權(quán)利要求書、附圖和摘要。
權(quán)利要求
1.一種文件管理裝置，包括累積部，其相對應(yīng)地存儲分配給所使用的文件的文件標(biāo)識符、所述文件的使用場所和所述文件的使用時間；計算部，其基于在所述累積部中與各個文件的文件標(biāo)識符相對應(yīng)地存儲的使用場所和使用時間的歷史記錄，計算文件數(shù)據(jù)使用效率；指定部，其對由所述計算部計算的所有文件數(shù)據(jù)使用效率進(jìn)行比較，并識別出與具有預(yù)定使用效率的文件數(shù)據(jù)相對應(yīng)的文件；以及輸出部，其輸出所述指定部的指定結(jié)果。
2.一種文件管理裝置，包括累積部，其相對應(yīng)地存儲分配給所使用的文件的文件標(biāo)識符、所述文件的使用場所和所述文件的使用時間；計算部，其基于在所述累積部中與各個文件的文件標(biāo)識符相對應(yīng)地存儲的使用場所和使用時間的歷史記錄，計算文件數(shù)據(jù)使用效率；比較部，其對由所述計算部計算的所有文件數(shù)據(jù)使用效率進(jìn)行比較；設(shè)定部，其基于所述比較部的比較結(jié)果，設(shè)定與各文件數(shù)據(jù)相對應(yīng)的各個文件的數(shù)字化優(yōu)先級；以及輸出部，其輸出由所述設(shè)定部設(shè)定的優(yōu)先級設(shè)定結(jié)果。
3.一種文件管理系統(tǒng)，包括多個讀取部，其從文件或容納文件的容器中讀取分配給所述文件的文件標(biāo)識符；累積部，其相對應(yīng)地存儲由所述多個讀取部中的任何一個讀取的文件標(biāo)識符、表示讀取所述文件標(biāo)識符的讀取部的安裝場所的位置信息、以及表示讀取所述文件標(biāo)識符的時間的時間信息；計算部，其基于在所述累積部中與各個文件的文件標(biāo)識符相對應(yīng)地存儲的使用場所和使用時間的歷史記錄，計算文件數(shù)據(jù)使用效率；指定部，其對由所述計算部計算的所有文件數(shù)據(jù)使用效率進(jìn)行比較，并識別出與具有預(yù)定使用效率的文件數(shù)據(jù)相對應(yīng)的文件；以及輸出部，其輸出所述指定部的指定結(jié)果。
4.一種文件管理系統(tǒng)，包括多個讀取部，其從文件或容納文件的容器中讀取分配給所述文件的文件標(biāo)識符；累積部，其相對應(yīng)地存儲由所述多個讀取部中的任何一個讀取的文件標(biāo)識符、表示讀取所述文件標(biāo)識符的讀取部的安裝場所的位置信息、以及表示讀取所述文件標(biāo)識符的時間的時間信息；計算部，其基于在所述累積部中與各個文件的文件標(biāo)識符相對應(yīng)地存儲的使用場所和使用時間的歷史記錄，計算文件數(shù)據(jù)使用效率；比較部，其對由所述計算部計算的所有文件數(shù)據(jù)使用效率進(jìn)行比較；設(shè)定部，其基于所述比較部的比較結(jié)果，為與各文件數(shù)據(jù)相對應(yīng)的各個文件設(shè)定數(shù)字化優(yōu)先級；以及輸出部，其輸出由所述設(shè)定部設(shè)定的優(yōu)先級設(shè)定結(jié)果。
5.根據(jù)權(quán)利要求3所述的文件管理系統(tǒng)，其中所述文件或所述容器粘貼有存儲所述文件標(biāo)識符的無線標(biāo)簽；以及所述多個讀取部中的任何一個與位于附近的所述無線標(biāo)簽進(jìn)行無線通信，并從所述無線標(biāo)簽中讀取所述文件標(biāo)識符。
6.根據(jù)權(quán)利要求4所述的文件管理系統(tǒng)，其中所述文件或所述容器粘貼有存儲所述文件標(biāo)識符的無線標(biāo)簽；以及所述多個讀取部中的任何一個與位于附近的所述無線標(biāo)簽進(jìn)行無線通信，并從所述無線標(biāo)簽中讀取所述文件標(biāo)識符。
7.根據(jù)權(quán)利要求3所述的文件管理系統(tǒng)，其中所述多個讀取部中的任何一個對文件或容納文件的容器的圖像執(zhí)行圖像獲取，并利用圖像識別處理，從所獲取的圖像中讀取所述文件標(biāo)識符。
8.根據(jù)權(quán)利要求4所述的文件管理系統(tǒng)，其中所述多個讀取部中的任何一個對文件或容納文件的容器的圖像執(zhí)行圖像獲取，并利用圖像識別處理，從所獲取的圖像中讀取所述文件標(biāo)識符。
9.根據(jù)權(quán)利要求3所述的文件管理系統(tǒng)，其中所述讀取部的安裝場所包括使用所述文件的使用場所；以及所述計算部基于所述累積部中與所述文件的所述文件標(biāo)識符相對應(yīng)地存儲的位置信息和時間信息的歷史記錄，針對各個文件確定將所述文件帶入所述使用場所的頻度，作為通過所述文件的數(shù)字化而獲得的文件數(shù)據(jù)的使用效率。
10.根據(jù)權(quán)利要求4所述的文件管理系統(tǒng)，其中所述讀取部的安裝場所包括使用所述文件的使用場所；以及所述計算部基于所述累積部中與所述文件的所述文件標(biāo)識符相對應(yīng)地存儲的位置信息和時間信息的歷史記錄，針對各個文件確定將所述文件帶入所述使用場所的頻度，作為通過所述文件的數(shù)字化而獲得的文件數(shù)據(jù)的使用效率。
11.根據(jù)權(quán)利要求3所述的文件管理系統(tǒng)，其中所述讀取部的安裝場所包括使用所述文件的使用場所；以及，所述計算部基于所述累積部中與所述文件的所述文件標(biāo)識符相對應(yīng)地存儲的位置信息和時間信息的歷史記錄，針對各個文件確定將所述文件帶入所述使用場所的次數(shù)，作為通過數(shù)字化而得到的文件數(shù)據(jù)的使用效率。
12.根據(jù)權(quán)利要求4所述的文件管理系統(tǒng)，其中所述讀取部的安裝場所包括使用所述文件的使用場所；以及，所述計算部基于所述累積部中與所述文件的所述文件標(biāo)識符相對應(yīng)地存儲的位置信息和時間信息的歷史記錄，針對各個文件確定將所述文件帶入所述使用場所的次數(shù)，作為通過數(shù)字化而得到的文件數(shù)據(jù)的使用效率。
13.根據(jù)權(quán)利要求3所述的文件管理系統(tǒng)，其中所述讀取部的安裝場所包括生成文件的場所、丟棄文件的場所、以及使用所述文件的使用場所；以及所述計算部基于所述累積部中與所述文件的所述文件標(biāo)識符相對應(yīng)地存儲的位置信息和時間信息的歷史記錄，針對各個文件確定從生成文件到丟棄該文件的時間，作為通過文件的數(shù)字化而得到的文件數(shù)據(jù)的使用效率。
14.根據(jù)權(quán)利要求4所述的文件管理系統(tǒng)，其中所述讀取部的安裝場所包括生成文件的場所、丟棄文件的場所、以及使用所述文件的使用場所；以及所述計算部基于所述累積部中與所述文件的所述文件標(biāo)識符相對應(yīng)地存儲的位置信息和時間信息的歷史記錄，針對各個文件確定從生成文件到丟棄該文件的時間，作為通過文件的數(shù)字化而得到的文件數(shù)據(jù)的使用效率。
15.根據(jù)權(quán)利要求3所述的文件管理系統(tǒng)，其中所述讀取部的安裝場所包括生成文件的場所、丟棄文件的場所、和使用所述文件的使用場所；以及所述計算部基于所述累積部中與所述文件的所述文件標(biāo)識符相對應(yīng)地存儲的位置信息和時間信息的歷史記錄，針對各個文件，考慮被丟棄的文件從生成該文件到丟棄該文件的時間，確定該丟棄文件被帶入所述使用場所的比率，作為通過所述文件的數(shù)字化而得到的文件數(shù)據(jù)的使用效率。
16.根據(jù)權(quán)利要求4所述的文件管理系統(tǒng)，其中所述讀取部的安裝場所包括生成文件的場所、丟棄文件的場所、和使用所述文件的使用場所；以及所述計算部基于所述累積部中與所述文件的所述文件標(biāo)識符相對應(yīng)地存儲的位置信息和時間信息的歷史記錄，針對各個文件，考慮被丟棄的文件從生成該文件到丟棄該文件的時間，確定該丟棄文件被帶入所述使用場所的比率，作為通過所述文件的數(shù)字化而得到的文件數(shù)據(jù)的使用效率。
17.一種文件管理方法，其中一個系統(tǒng)具有多個讀取部，其從文件或容納文件的容器中讀取分配給所述文件的文件標(biāo)識符；和累積部，其存儲信息，所述方法包括相對應(yīng)地累積由所述多個讀取部中任何一個讀取的文件標(biāo)識符、表示讀取所述文件標(biāo)識符的讀取部的安裝場所的位置信息、和表示讀取所述文件標(biāo)識符的時間的時間信息；基于所述累積部中與各個文件的文件標(biāo)識符相對應(yīng)地存儲的使用場所和使用時間的歷史記錄，計算文件數(shù)據(jù)使用效率；對計算步驟中計算的所有文件數(shù)據(jù)使用效率進(jìn)行比較，并識別出與具有預(yù)定使用效率的文件數(shù)據(jù)相對應(yīng)的文件；以及輸出所述識別步驟中的識別結(jié)果。
18.一種文件管理方法，其中一個系統(tǒng)具有多個讀取部，其從文件或容納文件的容器中讀取分配給所述文件的文件標(biāo)識符；和累積部，其存儲信息，所述方法包括相對應(yīng)地累積由所述多個讀取部中任何一個讀取的文件標(biāo)識符、表示讀取所述文件標(biāo)識符的讀取部的安裝場所的位置信息、和表示讀取所述文件標(biāo)識符的時間的時間信息；基于所述累積部中與各個文件的文件標(biāo)識符相對應(yīng)地存儲的使用場所和使用時間的歷史記錄，計算文件數(shù)據(jù)使用效率；對所述計算步驟中計算的所有文件數(shù)據(jù)使用效率進(jìn)行比較；基于所述比較步驟中的比較結(jié)果，為與各個文件數(shù)據(jù)相對應(yīng)的各個文件設(shè)定數(shù)字化優(yōu)先級；以及輸出所述設(shè)定步驟中的優(yōu)先級設(shè)定結(jié)果。
全文摘要
提供了一種文件管理裝置和文件管理系統(tǒng)，其從辦公室中使用的文件中選出適于進(jìn)行數(shù)字化的文件，并設(shè)定各個文件的數(shù)字化優(yōu)先級。該文件管理裝置包括累積部，其存儲所使用文件的文件ID、使用場所和使用時間；計算部，其分析累積部中存儲的信息，并針對各個文件計算要進(jìn)行數(shù)字化的文件數(shù)據(jù)的使用效率；指定部，通過比較為各文件數(shù)據(jù)計算的使用效率，指定與使用效率比較高的文件數(shù)據(jù)相對應(yīng)的文件；以及輸出部，其向客戶端輸出指定結(jié)果。
文檔編號G06Q10/00GK1725241SQ200510055738
公開日2006年1月25日 申請日期2005年3月18日 優(yōu)先權(quán)日2004年7月20日
發(fā)明者池上博章, 絲乘勝彥, 加藤雅弘, 木村俊一, 吉村宏樹, 足利英昭, 佐竹雅紀(jì) 申請人:富士施樂株式會社