專利名稱：用于新建、遷入、遷出、以及刪除文檔的方法
技術領域：
本發(fā)明涉及一種用于新建、遷入、遷出、以及刪除文檔的方法，這種方法對電子文檔的初始版本和修改保存后的后繼版本自動產(chǎn)生和記錄。該方法可以應用于任何電子文檔系統(tǒng)中。
背景技術：
通常在一套成熟的文檔系統(tǒng)中包括所提供的基本功能有(1)檔案接收，提供使檔案文件進入本系統(tǒng)的功能，包括接收和錄入兩個方面。接收主要是指從其他系統(tǒng)或其他電子介質(zhì)如光盤、軟盤中自動導入相關的數(shù)據(jù)。錄入是指對原有或現(xiàn)有的實體文件的錄入，包括文件條目的錄入和管理、全文的掃描錄入和管理。此外，還應提供文件的檢索和統(tǒng)計等功能。(2)檔案管理，檔案管理主要是對檔案庫中的文件和檔案進行管理，同時應提供分類檢索(如按檔號、按責任者、按分類號、按保管期限、按文件形成時間等)，檔案的鑒定，檔案的銷毀與恢復，檔案的統(tǒng)計與目錄打印等功能。此外，還有檔案的輔助管理功能，如校驗報告、開放檔案登記、脫機載體登記等。(3)檔案利用，主要包括借閱單登記、借閱單管理、借閱檔案管理、利用統(tǒng)計等。其中，檔案借閱應支持用戶終端查詢和服務員在服務臺查詢兩種方式；借閱時應支持實體是否在庫、終端利用檔案拷貝等功能。(4)工作管理。主要是對檔案管理人員的日常工作情況進行管理。如全宗信息的登記、變更記錄，上交單位登記以及綜合管理等。(5)系統(tǒng)維護。主要包括用戶管理、權(quán)限與角色分配、主題詞維護、全宗信息維護、系統(tǒng)日志維護等功能。(6)WEB查詢。一般用戶通過WEB瀏覽器可以登陸到本系統(tǒng)中進行檢索，并查看自己需要的有權(quán)查看的文件內(nèi)容?，F(xiàn)有的文檔管理系統(tǒng)大都按照以上功能模塊結(jié)構(gòu)設計，這種邏輯結(jié)構(gòu)的文檔管理系統(tǒng)在比較好的支持文檔管理的業(yè)務需求的同時也存在一些關于文檔本身的管理問題，如下所述(1)文檔在進入文檔管理系統(tǒng)時并沒有詳細的記錄關于文檔的創(chuàng)建時間，創(chuàng)建版本號，創(chuàng)建者等詳細的信息。而這些信息對于文檔資料的完整性來說是必不可少的。
(2)用戶在對某個進行了修改之后，文檔管理系統(tǒng)并沒有能詳細的記錄修改的細節(jié)，如何時，何地由誰來修改。而這個要求對于基于文檔的審計來說是至關重要的。
(3)當用戶將修改好的文檔再次存入到文檔管理系統(tǒng)中時，修改后的文檔將被作為新的文檔來對待，和原來的修改的文檔基本沒有什么聯(lián)系。而事實上，新的文檔和原有文檔之間存在必然的聯(lián)系即新的文檔是在原有文檔基礎上的變化和發(fā)展。
(4)不可以選擇性的刪除某個文檔的某個版本，通常是將該文檔整個的刪除，而且刪除后系統(tǒng)中沒有關于本次操作的詳細記錄。

發(fā)明內(nèi)容
本發(fā)明針對通常文檔管理系統(tǒng)中存在的以上問題，提供一種用于新建、遷入、遷出、以及刪除文檔的方法，該方法包括以下步驟①在通用數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)中建立文檔表、文檔操作記錄表、文檔遷出表、以及文檔版本表；②判斷對文檔所進行的操作是新建操作、遷入操作、遷出操作、還是刪除操作；③若是新建操作，則為該文檔賦以初始的版本號，將文檔上傳到文檔服務器、修改文檔表中的記錄、將文檔的新版本記錄寫入文檔版本表中、并且同時將操作記錄寫入到文檔操作記錄表中；④若是遷入操作，則將該文檔上傳到文檔服務器、修改文檔表中的記錄、將文檔的新版本記錄寫入文檔版本表中、并且同時將操作記錄寫入到文檔操作記錄表中；⑤若是遷出操作，則將遷出記錄寫入遷出記錄表、將操作記錄寫入操作記錄表、并且從文檔服務器中獲得該文檔以便用戶編輯；⑥若是刪除操作，則將文檔版本表中文檔編號等于該文檔編號且版本號等于該版本號的記錄刪除、此后取得當前該文檔版本號的最大值作為當前版本號、將文檔的新版本記錄寫入版本表、將操作記錄寫入操作記錄表、并且同時產(chǎn)生文檔版本表中的版本記錄；⑦通過一系列“遷入-遷出-刪除”循環(huán)可以不斷的產(chǎn)生新的文檔版本或者修改原有的文檔版本。
本方法可以獲得如下優(yōu)點和益處(1)在文檔進入文檔數(shù)據(jù)庫時獲得一個文檔初始版本，詳細記錄下關于文檔本身創(chuàng)建時的有關信息如創(chuàng)建者，創(chuàng)建時間等，以提供文檔的完整性描述。
(2)在對某個文檔進行修改時，可以將與本次操作相關的詳細信息記錄下來如修改者，修改時間等等。以提供對文檔操作的審計。
(3)在文檔修改完成并且遷入時，可以產(chǎn)生新的版本號和版本分支，使新產(chǎn)生的文檔和先前的文檔在邏輯上緊密關聯(lián)，以此提供對文檔變化過程的詳細記錄和描述。
(4)可以選擇某個文檔的某個版本進行刪除，而不是刪除整個原始文檔，在進行了某個版本的刪除之后，系統(tǒng)中留有本次操作的詳細記錄。


圖1為本發(fā)明的主流程圖；圖2為實施例初始化時的順序圖；圖3為實施例中將文檔從文檔庫中遷出時的順序圖；圖4為實施例中將修改后的文檔遷入時的順序圖；圖5為實施例中對文檔的某個版本進行刪除時的順序圖；圖6為實施例中文檔表的表結(jié)構(gòu)圖；圖7為實施例中文檔遷出表的表結(jié)構(gòu)圖；圖8為實施例中文檔版本表的表結(jié)構(gòu)圖；圖9為實施例中文檔操作記錄表的表結(jié)構(gòu)圖；圖10為實施例中文檔表和文檔遷出表，文檔操作記錄表以及文檔版本表之間的邏輯結(jié)構(gòu)圖；圖11為實施例中文檔版本的演變示意圖；圖12為實施例中文檔版本樹的部分運行界面示意圖；圖13為實施例中打開某個文檔時的文檔版本選擇界面示意圖。
具體實施例方式
下面我們參考附圖，對本發(fā)明的實施例進行詳細的說明。
圖1為本發(fā)明的主流程圖，其中步驟101在通用數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)中建立文檔表、文檔操作記錄表、文檔遷出表、以及文檔版本表；步驟102對文檔進行操作?？梢赃M行的操作有新建，遷入，遷出，刪除，打開瀏覽等，其中新建，遷入，刪除影響文檔的版本；步驟103判斷對文檔所進行的操作是新建操作，遷入操作、遷出操作、還是刪除操作；步驟104在新建文檔操作的前提下對新進入系統(tǒng)的文檔賦以初始版本號，將文檔上傳到文檔服務器、修改文檔表中的記錄、將文檔的新版本記錄寫入文檔版本表中、并且同時將操作記錄寫入到文檔操作記錄表中；步驟105在遷入操作的前提下，生成新的文檔版本，同時將文檔上傳到文檔服務器、修改文檔表中的記錄、將文檔的新版本記錄寫入文檔版本表中、并且同時將操作記錄寫入到文檔操作記錄表中步驟106在刪除操作的前提下，將文檔版本表中文檔編號等于該文檔編號且版本號等于該版本號的記錄刪除、此后取得當前該文檔版本號的最大值作為當前版本號、將文檔的新版本記錄寫入版本表、將操作記錄寫入操作記錄表、并且同時產(chǎn)生文檔版本表中的版本記錄；
步驟107記錄與文檔操作相關的信息。
在本實施例中使用的數(shù)據(jù)庫服務管理系統(tǒng)(DBMS)為Microsoft SQLServer 2000，設計建模工具為Microsoft Visio，客戶端開發(fā)平臺使用Microsoft Visual Basic.Net.在實施例中事先采用Microsoft Visio建立各個數(shù)據(jù)表的設計模型，然后選擇SQL Server數(shù)據(jù)庫驅(qū)動程序連接到SQLServer 2000數(shù)據(jù)庫。最后通過正向工程過程，將設計模型轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)庫中的物理數(shù)據(jù)表對象。其具體實現(xiàn)過程描述如下在Microsoft Visio中建立文檔表的數(shù)據(jù)設計模型，如圖6所示，其中29為文檔編號，類型為Char(16)，該列非空為該文檔表的主鍵；30為文件名稱，非空，類型為Text(500)；31為文件作者，非空，類型為Text(200)；32為文件創(chuàng)建時間，非空，類型為Text(20)；33為文件當前版本號，非空，類型為Long；34為文件當前版修改人，類型為Text(200)；35為文件當前版修改人編號，類型為Char(16)；36為文件當前版修改時間，類型為Text(20)；37為操作人，類型為Text(40)；38為操作人編號，類型為Char(16)；39為操作時間，類型為Text(20)建立如圖7所示的文檔遷出表的設計模型，其中40為文檔遷出人編號，非空，類型為Char(16)；41為機器IP地址，非空，類型為Char(15)；42為遷出文檔編號，非空，類型為Char(16)；40，41，42作為該表的聯(lián)合主鍵；43為遷出版本號，非空，類型為Long；44為遷出人，類型為Text(40)；45為遷出時間，類型為Text(20)；46為遷出機器文件路徑，類型為Text(1000)。
建立如圖8所示的文檔版本表的設計模型，其中47為版本號，非空，類型為Long；48為文件編號，非空，類型為Char(16)；47，48為該表的聯(lián)合主鍵；49為父版本號，非空，類型為Long；50為文件長度，類型為Long；51為修改人，類型為Text(200)；52為修改人編號，類型為Char(16)；53為修改時間，類型為Text(20)；54為版本狀態(tài)，類型為Short(1表示正常，2表示劫持即某個版本已經(jīng)被別人或者同樣的用戶在別的機器上遷出的狀態(tài))。
建立如圖9所示的文檔操作記錄表的設計模型，其中55為序號，自動遞增，為該表主鍵；56為角色，類型為Text(20)；57為操作人，類型為Text(200)；58為操作人編號，非空，類型為Char(16)；59為操作時間，非空，類型為Text(20)；60為操作說明，類型為Text(1500)。
圖10描述了文檔表和文檔版本表，文檔遷出表，文檔操作記錄表之間的邏輯關系。61為文檔版本表和文檔表之間的通過文檔編號的外鍵關聯(lián)，62為文檔遷出表和文檔表之間的通過文檔編號的外鍵關聯(lián)，63為文檔操作記錄表和文檔表之間的通過文檔編號的外鍵關聯(lián)。
當某個文檔第一次進入文檔庫時，將向文檔表中寫入一條記錄，其中文檔編號(由系統(tǒng)自動產(chǎn)生)記入29，文檔名稱記入30，文檔作者記入31，文檔創(chuàng)建時間記入32，文檔當前版本號(初始版本號為1)記入33，同時將文檔作者，文檔作者編號，文檔創(chuàng)建時間記入34，35，36；同時向文檔操作記錄表中寫入一條記錄，其中序號55由數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)自動產(chǎn)生，角色56中記入“上傳人”，將文檔作者，文檔作者編號，創(chuàng)建時間分別記入57，58，59，操作說明60中記入“將文檔XX上傳“。
當用戶將某個文檔的某個版本從文檔庫中遷出編輯時，將向文檔遷出表中寫入一條記錄，其中遷出人編號記入40，用戶機器的IP地址記入41，被遷出的文檔編號記入42，遷出的文檔的版本號記入43，遷出人記入44，遷出時間記入45，遷出到的本機路徑記入46；同時將向文檔操作記錄表中寫入一條記錄，其中序號55由數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)自動產(chǎn)生，角色56中記入“遷出者”，將遷出人，遷出人編號，遷出時間分別記入57，58，59，操作說明60中記入“將文檔XX的YY版本遷出”。
當用戶對某個文檔的某個版本的修改完成后，又上傳到文檔管理系統(tǒng)中時，將向文檔版本表中寫入一條記錄，其中將新的版本號(由系統(tǒng)自動計算出來)記入47，文檔編號記入48，遷出的文檔版本號記入49，文件長度記入50，修改人，修改人編號和修改時間分別記入51，52，53；并且向文檔操作表中寫入一條記錄，其中序號55由數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)自動產(chǎn)生，角色56中記入“遷入者”，將修改人，修改人編號和修改時間分別記入57，58，59，操作說明60中記入“將文檔XX的YY版本遷入“；同時修改文檔表的相關內(nèi)容，將當前版本號記入33，將修改人，修改人編號和修改時間分別記入34，35，36。
當用戶選擇某個文檔的某個版本，并刪除該版本時，將對數(shù)據(jù)庫表進行如下步驟的操作首先，將文檔版本表中文檔編號48等于該文檔編號且版本號47等于該版本號的記錄刪除；然后取得當前該文檔版本號47的最大值作為當前版本號，以該版本號修改文檔表中的文檔編號29等于該文檔編號的記錄的當前版本號33，使其相等；并且向文檔操作表中寫入一條記錄，其中序號55由數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)自動產(chǎn)生，角色56中記入“刪除者”，將刪除人，刪除人編號和刪除時間分別記入57，58，59，操作說明60中記入“將文檔XX的YY版本刪除“。
當在文檔管理系統(tǒng)中采用根據(jù)本發(fā)明的方法后，用戶與系統(tǒng)的實際交互過程如下1、初始化階段。圖2是初始化階段的順序圖描述。用戶1創(chuàng)建應用程序界面2的實例9，界面實例9調(diào)用程序3的獲取文檔列表的程序段10，程序段10讀取文檔表4中的數(shù)據(jù)行11，并將這些數(shù)據(jù)行以某種合適的格式返回給界面實例9。
2、遷出操作。圖3是遷出操作的順序圖描述。用戶1調(diào)用應用程序界面2的遷出修改功能12，遷出修改功能12調(diào)用程序3的遷出修改程序段13，遷出修改程序段13將遷出記錄14寫入遷出記錄表7，將操作記錄15寫入操作記錄表6，同時從文檔服務器8獲取文檔16，并調(diào)用用戶機器上的相應程序打開文檔16，以便用戶編輯。
3、遷入操作。圖4是遷出操作的順序圖描述。用戶1調(diào)用應用程序界面2的遷入保存功能17，遷入保存功能17調(diào)用程序3的遷入保存程序段18，遷入保存程序段18將文檔19上傳到文檔服務器8，修改文檔表中的記錄20，將該文檔的新的版本記錄21寫入版本表5同時將操作記錄22寫入操作記錄表6。
4、版本刪除操作。圖5是選擇了某個文檔的某個版本并對該版本刪除的操作順序圖描述。用戶1調(diào)用應用程序界面2的版本刪除功能23，版本刪除功能23調(diào)用程序3的版本刪除程序段24，版本刪除程序段24刪除文檔服務器上的該版本的文檔25，將該文檔的新的版本記錄26寫入版本表5，將操作記錄28寫入操作記錄表6，同時刪除文檔版本表中的版本記錄27。
圖11為實施例中某文檔版本的演變示意圖。其中圖A部分描述了該文檔版本樹的生成過程64為該文檔的初始版本，版本號為1；65為在64的基礎上遷出修改并遷入保存后的版本號為2的該文檔；66為在65的基礎上遷出修改并遷入保存后的版本號為3的該文檔；67為在65的基礎上遷出修改并遷入保存后的版本號為4的該文檔；68為在65的基礎上遷出修改并遷入保存后的版本號為5的該文檔。圖B部分描述了刪除版本號為3的該文檔66后的文檔版本樹，67遷移到65下成為該版本的子版本。
圖12為在Microsoft Visual Basic.Net環(huán)境下實現(xiàn)該實施例之后文檔版本樹的部分運行界面，其中69為文檔名稱，70為該文檔的版本變化樹。
圖13為在Microsoft Visual Basic.Net環(huán)境下實現(xiàn)該實施例之后打開某個文檔時的文檔版本選擇界面示意圖，71為選中的文檔，72為單擊鼠標右鍵后彈出的一級菜單，關于該文檔的版本變遷情況顯示于二級菜單73中，用戶可以選擇其中的一個版本打開。遷出該文檔進行編輯的選擇界面與此類似。
對于本領域的普通技術人員來說可顯而易見的得出其他優(yōu)點和修改。因此，具有更廣方面的本發(fā)明并不局限于這里所示出的并且所描述的具體說明及示例性實施例。因此，在不脫離由隨后權(quán)利要求及其等價體所定義的一般發(fā)明構(gòu)思的精神和范圍的情況下，可對其作出各種修改。
權(quán)利要求
1.一種用于新建、遷入、遷出、以及刪除文檔的方法，該方法包含以下步驟①在通用數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)中建立文檔表、文檔操作記錄表、文檔遷出表、以及文檔版本表；②判斷對文檔所進行的操作是新建操作、遷入操作、遷出操作、還是刪除操作；③若是新建操作，則為該文檔賦以初始的版本號；④若是遷入操作，則將該文檔上傳到文檔服務器、修改文檔表中的記錄、將文檔的新版本記錄寫入文檔版本表中、并且同時將操作記錄寫入到文檔操作記錄表中；⑤若是遷出操作，則將遷出記錄寫入遷出記錄表、將操作記錄寫入操作記錄表、并且從文檔服務器中獲得該文檔以便用戶編輯；⑥若是刪除操作，則將文檔版本表中文檔編號等于該文檔編號且版本號等于該版本號的記錄刪除、此后取得當前該文檔版本號的最大值作為當前版本號、將文檔的新版本記錄寫入版本表、將操作記錄寫入操作記錄表、并且同時產(chǎn)生文檔版本表中的版本記錄；⑦通過一系列“遷入—遷出—刪除”循環(huán)可以不斷的產(chǎn)生新的文檔版本或者修改原有的文檔版本。
2.根據(jù)權(quán)利要求1的方法，其特征在于對文檔進行刪除操作時詳細記錄關于刪除操作本身的信息，并將這些信息存入文檔操作記錄表。
3.根據(jù)權(quán)利要求1的方法，其特征在于對文檔進行遷出操作時記錄關于遷出操作的詳細信息，并將這些信息存入文檔遷出表和文檔操作記錄表。
4.根據(jù)權(quán)利要求1的方法，其特征在于對文檔進行遷入操作時記錄關于遷入操作的詳細信息，并將這些信息存入文檔操作記錄表。
全文摘要
本發(fā)明提供一種用于遷入、遷出、以及刪除文檔的方法，該方法包括以下步驟①在通用數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)中建立文檔表、文檔操作記錄表、文檔遷出表、以及文檔版本表；②判斷對文檔所進行的操作是新建操作、遷入操作、遷出操作、還是刪除操作，根據(jù)不同的操作情況來對所建立的文檔表、文檔操作記錄表、文檔遷出表、以及文檔版本表進行不同的操作。通過該方法，可提供對文檔變化過程的詳細記錄和描述。
文檔編號G06F17/00GK1570919SQ20041003771
公開日2005年1月26日 申請日期2004年5月9日 優(yōu)先權(quán)日2004年5月9日
發(fā)明者丁力 申請人:丁力